Automatizace právních dokumentů: intro v češtině

Znáte ten pocit, když děláte něco neefektivně a pořád dokola?

Otravuje vás pořád vyplňovat ty samé hranaté závorky?

Fušujete do Banking & Finance?

Tak čtěte dále pro moje intro česky na téma automatizace právních dokumentů, kde si řekneme:

• co je to automatizace právních dokumentů
• co a jak automatizovat
• co nedává smysl automatizovat
• pro a proti automatizace
• na co si dát pozor
• jaké jsou programy na automatizaci a jak je vybírat
• jak těžké je naučit se automatizovat

Co je to automatizace právních dokumentů

Automatizace právních dokumentů je proces vytváření počítačově podporovaných právních vzorů (templatů).

Produktem automatizace je v zásadě template na steroidech.

Je to takový template, kdy místo ručního hledání a doplňování [místa/adresy/data narození] a [***] vyplníte jednoduchý formulář.

Počítač už potom podle předpřipravených pravidel nachystá první draft dokumentu za vás.

Většinou to tedy neznamená, že už máte padla, zase si ale můžete zásadně zkrátit čas na draftění a ještě večer stihnout pivo s kámoši.

Jak můžete automatizovat

Možnost 1: Automatizace v mašličkách

Náročnost: 🛠️🛠️🛠️🛠️🛠️

Úspora času: 🍻🍻🍻🍻

Typický příklad automatizace poměrně velkého a zásadního dokumentu, který píšete fakt skoro pořád.

Může to být třeba úvěrová smlouva, smlouva o koupi a prodeji obchodního podílu, předmanželská smlouva, cokoliv.

Jak probíhá automatizace velkých dokumentů?

U velkých dokumentů postupujete asi tak:

• vezmete/napíšete základní template vaší velké smlouvy se všemi možnými eventualitami,
• všechny eventuality označíte, aby o nich počítač věděl,
• ke každé eventualitě napíšete logiku (např. pokud je to zástavní smlouva na nemovitost, musí smlouva obsahovat ustanovení ohledně katastru),
• z logiky vydistilujete dotazník pro své budoucí já (Zástavní smlouva na ✅ nemovitost ❌ pohledávky)
• všechno to naklikáte,
• jdete s kamarády na pivo.

Jaké jsou výhody a nevýhody automatizace velkých právních dokumentů?

Nevýhodou tohoto postupu je, že prvotní příprava templatu vám pravděpodobně zabere dost času a kognitivní kapacity.

Výhodou je, že pokud prvotní automatizaci uděláte dobře a ten dokument opravdu často potřebujete, ten čas se vám desetkrát vrátí. Navíc se to super cvičení, na které v normálním běhu věcí obvykle nezbývá čas.

Možnost 2: Snap automatizace

Náročnost: 🛠️🛠️

Úspora času: 🍻🍻🍻

Osobně mě ještě daleko více baví něco, co označuji snap automatizací (bleskurychlá automatika?).

To je situace, kdy nechystáte dokument jako template pro všechny ostatní na věky věků.

Spíše jde o ten moment, kdy třeba v jedné věci víte, že budete psát 20+ korporátních rozhodnutí nebo stejně typových smluv, které se liší třeba jen v údajích nebo drobných detailech.

V ten moment přesně víte, co budete potřebovat – což je pro automatizaci pecka.

Můžete pak dokonce sáhnout k tomu, že si uděláte tabulku, ze které už to za vás bude počítač podle přednastavených údajů sekat jako Baťa cvičky.

Jaké jsou výhody a nevýhody snap automatizace?

Nevýhodou je, že zde dává největší smysl, pokud ten dokument automatizuje přímo ten právník, který s ním bude pracovat. Jinak zabere hodně času to někomu jinému rychle vysvětlit a případně opravit chybky.

Výhodou ale je, že jakmile se jednou automatizovat naučíte, tak už ta nevýhoda není. Navíc tím snížíte riziko, že vás nahradí roboti.

Dává smysl automatizovat NDA?

Jedna z hlavních palčivých otázek: dává smysl trávit hodně času na často opakujícím se dokumentu, který ale není nijak zvlášť sofistikovaný (jako typické smlouvy o ochraně důvěrných informací)?

Za mě jenom tehdy, pokud je to vaše první automatizace. Kupříkladu NDÁčka jsou totiž dost jednoduché dokumenty, na kterých se celý proces můžete hezky naučit.

V jiných případech se na to ale raději vykašlete a začněte používat oneNDA.

Zbude vám tak čas na automatizaci dokumentů, které pro vás budou mít daleko větší byznysový dopad.

Pro a proti automatizace právních dokumentů

Ve zkratce: pokud je automatizace provedená dobře, výhody by měly všechny nevýhody vynulovat ve prospěch výhod.

Na co si dát pozor?

Problém 1: Právníci

Vytváření automatizovaných templatů je problematické zejména proto, že jste závislí na inputu právníků. Templatům tak konkurují klientské věci, které mají samozřejmě přednost.

Zároveň jsou občas právníci trochu opatrní, protože se přece nechtějí nechat nahradit roboty, že.

Bez dobrého systému incentivizace právníků je v zásadě nemožné vytvořit dobrý automatizovaný template.

Zkuste apelovat na své partnery a partnerky, aby takový projekt jednoznačně seniorně podpořili, pomoct může například:

• uznání určitého počtu hodin do ročních targetů,
• specifický bonus pro autory templatů (ať již v jednom kuse nebo v závislosti na tom, jak často je template používán v praxi),
• dedikování konkrétních lidí na určitý čas na tuto práci,
• velmi hlasité uznání (včetně fotky na korporátní nástěnce).

Pokud to selže, srdcaři (čtěte: ti koncipienti, kteří píšou dvacet zajišťováků týdně a už jim to leze krkem) mohou být rovněž automatizaci poměrně nakloněni.

Problém 2: Zvažte Legal Design

Dle mého názoru jsou na světě mraky právních dokumentů, které nemají vůbec v tak složité podobě existovat.

Proto než začnete automatizovat, zamyslete se nad tím, jestli ten dokument nejde udělat lépe od začátku.

Pomoct vám může třeba můj úvod do legal design v češtině.

Jaké programy se používají pro automatizaci právních dokumentů?

Úplně stejně, jako někdo preferuje košile od Blažka a jiný od Bespoken, ani na programy na automatizaci právních dokumentů neexistuje jednotný recept.

Pecka je v tomto databáze fenomenálních BamLegal, která popisuje stovky možných technologických řešení.

Moje osobní kritéria jsou primárně:

• poměr náročnosti programu vůči komplexnosti dokumentu (tj. na zatlučení hřebíku ne vždy potřebuji pneumatické kladivo),
• zkusit si s programem pohrát v rámci dema a rozhodnout se, jestli se mi s ním dobře pracuje,
• poměr cena/výkon, tedy návratnost investice,
• podpora češtiny (je-li potřeba)

Jak těžké je naučit se automatizovat právní dokumenty?

Vzhledem k množství programů, které na automatizaci existují samozřejmě nejde říct, že automatizace je vždycky pohoda.

Za mě to ale určitě není nic těžkého. Nejnáročnější je připravit samotný template a opravdu se zamyslet nad tím, jak ten dokument logicky funguje.

Pokud ten template nepíšete sami, tak je nejtěžší vymámit od svých kolegů podklady.

Technicky se jedná (hodně zjednodušeně) o zvýrazňování jednotlivých částí a označování je pravidly (pokud něco tak něco).

Ještě lépe vám to půjde, pokud už budete mít alespoň nějaký programovací základ. Pokud byste o to měli zájem, tak tady najdete úvod, jak začít programovat jako právník, a recenzi mého nejoblíbenějšího začátečnického kurzu.

Automatizace právních dokumentů je super věc.

Automatizace je super věc. Může vám zlepšit způsob práce a dát vám čas na zajímavější právní práci nebo na rodinu/kamarády.

Dá se použít na velké i malé dokumenty, jednorázově nebo na věky věků.

Sice vyžaduje prvotní investici, ale ta se vám dost dobře velmi rychle vrátí v časových úsporách, lepších dokumentech a více spokojených juniorech.

Jaké legal tech téma mám v češtině představit příště? 👀

-Attorney@Code