Řízení právních projektů (legal project management, LPM) je nesmírně důležité v týmech a projektech všech velikostí.

Dobrý project management ve zkratce přináší efektivitu, kontrolu nad rozpočtem a spokojené členy týmu. Špatným managementem nebo úplnou absencí jakéhokoli řízení dosáhnete tak akorát naprostého chaosu.

Naštěstí můžete začít již dnes tím, že si osvojíte některé z osvědčených postupů, kterými se odlišíte od improvizujících konkurentů.

Toto je krátký úvod, tak si můžete vybrat, jak chcete začít:

Proč je důležité řídit právní projekty?

Řízení právních projektů je záměrné využívání nástrojů a metodik projektového řízení v kontextu práva.

Projektem může být cokoliv: due diligence, příprava rozsáhlé dokumentace nebo třeba velké předělávání všech existujících dokumentů a smluv kvůli GDPR.

Úkolem projektového manažera je zajistit, aby se odborníci na danou problematiku mohli soustředit pouze na svou skutečnou práci (nikoliv na formátování, vyhledávání informací či jiné věci, které jenom zabírají čas a nepřidávají žádnou hodnotu).

Právě proto je právní projektový management je jedním z nejdůležitějších a naprosto nedoceněných zlepšováků v oblasti poskytování právních služeb.

Advokátní kanceláře ale pořád svěřují řízení velkých projektů poloseniorům nebo seniorním advokátům. Ti jsou sice obvykle skvělí právníci, ale dost často nikdy neprošli žádným školením o tom, jak řídit projekt.

Don’t get me wrong – there are many managing associates that do a splendid job. Proč ale musí právníci, kteří řídí projekty, znovu vynalézat kolo neřízenou kombinací zkušeností a napodobování?

Naštěstí můžete získat spokojenější klienty i kolegy jenom za pomocí několika kroků správným směrem. Ačkoli trvá nějakou dobu, než se stanete plnohodnotným projektovým manažerem, do začátku vám mohou pomoct mé oblíbené a osvědčené rady.

10 věcí, co můžete udělat, aby z vás byl super Legal Project Manager

#1 Znejte lifecycle svého projektu

Než s projektem začnete, nejprve si sedněte a zaznačte si, co se bude dít - od začátku do konce.

Obvykle projekt začne podpisem smlouvy s klientem. Pak to bude pokračovat cca takto:

• Zajetí (onboarding) týmu
• Úvodní call s týmem
• Substantive work – including any status updates (internal/external)
• Dodání předběžného produktu
• Zpětná vazba a její zapracování
• Dodání finální verze produktu
• Uzavření projektu
• Fakturace

Tyto kroky se samozřejmě budou lišit podle typu projektu, volby metodologie a dalších faktorů. V každém případě - jakmile si je vymezíte, někam si je dobře zapište.

#2 Dejte projektu řád a procesy

Vaším úkolem jako PM zde bude se podívat na to, co jste si sepsali v rámci životního cyklu svého projektu a zamyslet se: Co uděláte? Co bude váš tým potřebovat?

Obvykle byste měli pokrýt:

• Jak budete komunikovat
• Jak bude vypadat výstup, jak ho budete shromažďovat
• Jak budete klienta průběžně informovat
• Jak budete reagovat na případné změny v procesu
• …

Poslední věc, kterou budete potřebovat, až budete vyjednávat ve tři ráno je, že nemáte žádné procesy, o které byste se mohli opřít.

#3 Udělejte fakt dobrou projektovou dokumentaci

Nyní je na čase všechno hezky sepsat v dostatečně stravitelné podobě. Já osobně většinou hodím všechno do jednoho dokumentu, který potom zasadím do své úvodní komunikace. Toto rozhodnutí ale závisí na vašem týmu, způsobu jeho fungování, jeho velikosti, etc.

Vaše dokumentace by měla v každém případě obsahovat:

• Předpokládané výsledky (zpráva z právní prověrky, smlouva, term sheet, cokoliv)
• Deadliny
• Rozpočet
• Vymezení toho, co spadá do rozsahu vaší práce (scope)
• Kdo je za co zodpovědný
• Pravidla komunikace
• Templaty a vzory
• Jakékoliv organizační informace (jako třeba číslo klienta nebo koho všude kopírovat)

Ujistěte se, že tento dokument budete často aktualizovat. Je to něco mezi rozpisem předmětu na univerzitě a denním menu ve vaší oblíbené restauraci.

#4 Udržujte svůj tým v obraze

Jako manažer právního projektu musíte vystřihnout dokonalou rovnováhu mezi tím, abyste svůj tým dostatečně informovali, ale zároveň ho totálně nezahltili.

Toho můžete dosáhnout kombinací následujících technik:

• Vytvořte fakt dobrou projektovou dokumentaci
• Pokud váš tým bude potřebovat nějaké info, dejte jim ho (ideálně ještě předtím, než vás o to požádá)
• Nedovolte žádné zbytečné hovory – save fee caps for calls on substance, not org info
• Nastavte jednoznačná očekávání (=budu posílat aktualizace každé pondělí)
• Využívejte vizuálních prvků (já třeba dávám emojis do předmětových řádků v emailech, protože při scrollování emaily na mobilech jsou naprosto nepřehlédnutelní 👀)
• Zajímejte se o to, co vlastně váš tým preferuje (někdo má radši email, někdo raději zprávy na teamsech nebo osobní meetingy)

#5 Využívejte technologií

Nástroje pro řízení projektů

Většina právníků používá ke sledování svých úkolů ručně psané seznamy úkolů. Jako projektový manažer však musíte komunikovat transparentně a toho žádné ručně psané čmáranice nedosáhnou..

Najděte si nástroj, který vám pomůže. These don’t have to be law-specific. Existuje mraky osvědčených nástrojů pro project management, jako třeba Asana, Jira, smartsheets, Trello, atd. atd. atd.

Pokud už vaše kancelář něco má (jako třeba Planner, který je většinou součástí licencí na MS Office 365), používejte to.

Automatizujte

Miluju bleskurychlou automatiku – the act of automating small batches of similar documents on one project. Saves time and nerves of our associates.

Make sure you prepare every automation in advance, so that you don’t have to debug when things get tough.

Sdílejte

Poslední věc, kterou chcete udělat, je zahltit klienta NEBO svůj tým nezvladatelným množstvím e-mailů.

Porozhlédněte se, zda nenajdete lepší řešení, jak sdílet informace (třeba stránka na sharepointu nebo jiné intranetové řešení by se mohlo hodit).

#6 Pamatujte na svá omezení

• Svátky, časová pásma, dovolené
• Probleme s rozsahem zadané práce (předem si ověřte, že máte na každou položku odpovídajícího člena týmu)
• Client availability (especially if you need – yikes – wet signatures)
• IT údržby
• Čas na přesuny
• Jiné rozsáhlé projekty, o které se starají vaši kolegové a které se mají podepsat ve stejný den
• Důvěrnost informací, ochrana dat a další limitace (hlavně pokud si jdete nakupovat nějaké nástroje)
• a cokoliv dalšího, co by vás mohlo jakkoliv omezit

#7 Měřte

Ujistěte se, že víte, co se děje, nejen podle svých pocitů, ale také podle opravdových dat a metrik. Mezi ně patří např:

• Rozpočet
• Pokrytí rozsahu (= kdo co dělá)
• Review progress (= how far they’ve come)
• Velké milníky (termíny, deadliny, signingy, ...)

Je jedna věc, která není na současném systému zúčtovatelných hodin totální otrava – it gives you a pretty decent understanding on how individuals on your team approach the workload.

Do you see that a key team member hasn’t even started? Reach out, maybe they are having some issues.

#8 Ohlížejte se a řeště zpětnou vazbu

Legal project managementů není vytesaný do kamene. Snažte se neustále zlepšovat. Ptejte se svých kolegů na zpětnou vazbu na vaše postupy a nástroje. Vyhodnoťte si, jak to šlo.

• Zmeškali jste deadline? Zjistěte proč.
• Byli klienti extrémně spokojení? Zjistěte proč.

Je to taky super způsob, jak zhodnotit svoji vlastní práce a podle potřeby svoje metody dále vymazlit. Způsob, jakým řídím projekty dneska je úplně někde jinde, než jsem to dělala před lety, když jsem začínala.

Abych vám dala příklad, vytvořila jsem si hromadu vzorů, které upravuji prakticky po každém projektu.

#9 Oslavujte

Jakmile dokončíte jakýkoli velký milník, nezapomeňte ho se svým týmem oslavit. Pochvala je jedna z věcí, která se v právu obvykle přehlíží, a to je velká škoda.

Chcete návod?

• Za každou malou věc, která byla udělána dobře – send a nice email/other message
• Pokud se někdo fakt vyšvihne – reach out directly to tell them they are awesome
• Za všechny velké milníky – hold a celebration (in person or virtual)

#10 Učte se od ostatních

Zatímco project management v právu je vcelku v plenkách, v mnoha jiných oborech (zejména ve výrobě a tech) je standardem.

Hledejte vzory a metodiky (a že jich je). Někdo někde se s největší pravděpodobností již potýkal s výzvou, které čelíte i vy.

Například já jsem absolvovala program na project management od Google (anglicky)a přišlo mi to děsně užitečné.

Ale takových zdrojů jsou opravdu hromady.

Shrnutí na konec

Stát se dobrým právním projekťákem vyžaduje spoustu dovedností, času a úsilí.

S cílevědomým tréninkem a trochou pomoci od těch, kteří touto cestou kráčeli před vámi, se ale můžete dostat vcelku daleko.

This was a zero-to-hero under 7 minutes introduction – but if you přihlásíte k odběru novinek, we’ll be talking about LPM much more in the future.

Je to něco, co jste zavedli i ve vaší kanceláři nebo společnosti?

Jaké jsou vaše tipy a vychytávky?